U postupku medijacije postoje četiri koraka.
Pojedine faze medijacija idu nužno redom (određene aktivnosti teku kroz čitav postupak), međutim medijacija uvijek treba prilagoditi prirodi spora, dogovoru i željama stranaka, te medijator može improvizovati i ne mora slijepo slijediti pojedine faze.
- Uvodni zajednički sastanak
Dobar početak medijacija je garancija da će učesnici uspostaviti bolje povjerenje i preduslov je uspješnosti medijacije. Zato prva faza medijacije, uvodni zajednički sastanak, ima veliki značaj za sam postupak. Uvodna riječ medijatora ima prije svega za cilj da strane u sporu uvede u postupak, da objasni karakteristike postupka i ulogu koju medijator ima u njemu.
- Faza istraživanja
U fazi istraživanja medijator prikuplja sve informacije koje su mu bitne i neophodne da bi identifikovao problem, tačke konflikta i interese strana. Za ovu fazu veoma su značajni odvojeni susreti. Uloga medijatora mora uvijek biti takva da stranke same objektivno ocijene svoj sporni odnos, jer se pregovori ne smiju zamijeniti rivalitetom. Medijator podstiče stranke da prevaziđu prepreke i dođu do sopstvenih zaključaka i sporazuma, pazeći da ne iznese svoje mišljenje o samom sporu ili o mogućem ishodu.
- Faza pregovaranja
Nakon završetka faze istraživanja, počinje jedna od najvažnijih i najkompleksnijih faza, a to je faza pregovaranja. U toku te faze medijator još jednom identifikuje interese strana u sporu, istražuje moguće opcije sa ciljem da se pronađe ona koja je najprihvatljivija za zadovoljenje interesa obiju strana i na kraju podstiče strane da daju prijedloge mogućeg rješenja, odnosno sporazuma koji bi zadovoljio njihove interese.
- Sklapanje sporazuma ili obustava
Medijacija je uspješno kada stranke na odvojenim ili zajedničkim sastancima razriješe sporni odnos i u cjelini, ili djelimično, postignu sporazum. Tada medijator saziva završni zajednički susret. Prije toga medijator zapisuje prijedloge, zaključke i dogovore stranaka, pita stranke ima li još nekih otvorenih pitanja, pomaže strankama pri dogovoru o pojedinostima sporazuma i usmeno izlaže sporazum. Nakon toga medijator čestita strankama na postignutom dogovoru.
Kada se postupak medijacija ne završi uspješno postizanjem dogovora, postupak se obustavlja. Ako su stranke na medijaciji upućene iz sudskog postupka, predmet vraća na sudu.
Pisanje sporazuma
Usmeni sporazum treba zapisati i to mogu učiniti ili same stranke ili posrednik, a mogu i punomoćnici stranaka. Medijacija se završava u obliku zaključenog sudskog poravnanja, a gdje postoji notarijat i u obliku notarskog zapisa.
Sporazum može biti načelan, može biti detaljan, a isto tako i neprecizan, uslovan, ili bezuslovan. Sporazum mora biti obavezujući i napisan na način i jezikom koji će strankama biti razumljiv. I u slučaju da se radi o neukim strankama, tekst mora biti jasan i razumljiv i ne smije zahtijevati dodatna objašnjenja koja bi predstavljala izgovor za nepostupanje zato što stranci nije jasno što treba da čini. Medijator u pogledu teksta sporazuma mora upozoriti stranke da sporazum ima snagu pravosnažne sudske odluke ali da ga je, kao i svako drugo sudsko poravnanje, moguće poništiti ako za to postoje zakonski uslovi.
Prije nego stranke potpišu sporazum, medijator će ga pročitati i pitati stranke jesu li ga razumijele, odgovara li njihovoj volji i na kraju ih upozoriti na već iznijete pravne posljedice sporazuma.